Jak być efektywnym w pracy i w życiu prywatnym?
Każdy z nas ma bardziej lub mniej określone cele i pragnie, aby jego życie zdążało w dobrym kierunku. Niestety często łapiemy się na tym, że ciągle nie udaje nam się spełniać swoich marzeń, za to narzekamy na wieczny brak czasu i niezadowolenie z siebie. Gdy tak się dzieje warto pomyśleć, co można by zmienić, aby osiągać wyższy poziom zadowolenia i jednocześnie zredukować stres, jaki nam towarzyszy.
Dobry plan podstawą sukcesu
Jeśli chcemy osiągać cele musimy je najpierw określić a następnie spisać i wyznaczyć ramy czasowe ich wykonania. Cele powinny być realne i dostosowane do naszych możliwości. Nie jest dobrze, gdy określamy zbyt wiele celów do wykonania. Tutaj właśnie widać bardzo wyraźnie jak ważna jest sztuka ustalania priorytetów.
Żyjemy dzisiaj w świecie, gdzie na każdym kroku promuje się wielozadaniowość, czyli robienie kilku rzeczy na raz by nie tracić czasu. Okazuje się, że nie zawsze jest to dobra strategia. Robienie dwóch rzeczy na raz wskazane jest jedynie wtedy, gdy jedną z nich robimy niemalże automatycznie. W pozostałych przypadkach starajmy się nie rozpraszać bo wtedy praca będzie efektywniejsza. Nasz umysł najlepiej radzi sobie, gdy robimy jedną rzecz w danym czasie, gdyż robienie dwóch lub trzech rzeczy pochłania bardzo dużo energii i jest mniej efektywne. Jeśli więc ustalamy sobie listę zadań na dany dzień najlepiej wyznaczyć sobie kilka punktów w ilości od pięciu do góra dziesięciu. Na każdy dzień przeznaczamy tylko jedno duże zadanie i staramy się je robić na początku. W pozostałych przypadkach starajmy się nie rozpraszać. Zadania do wykonania warto mieć zapisane. Forma nie odgrywa tutaj dużej roli. Obecnie mamy do wyboru różne organizery i planery na komputer czy smartfon, ale równie dobrze plan dnia można zapisać na tradycyjnej kartce.
Technika pomodoro pomaga pracować efektywniej
Jest wiele technik, które pomagają osiągnąć wyższą produktywność. Jedną ze sztuczniejszych i jednocześnie najprostszych jest technika pomodoro. Polega ona na tym, żeby pracować przez 25 minut następnie robić 5 minut przerwy i kolejny cykl. Takich cykli powinno być cztery a po nich dłuższa przerwa. Ułatwieniem do jej stosowania są różne aplikacje, które ułatwiają odmierzanie tego czasu. Cała idea pomodoro sprowadza się do tego, że mamy być jednozadaniowi. Chodzi tutaj o maksymalną koncentrację na zadaniu. Jeśli włączamy stoper i mamy pisać artykuł to zajmujemy się tylko tym, nie otwieramy okna przeglądarki, nie sprawdzamy powiadomień w telefonie. Z całą pewnością wtedy praca pójdzie szybciej. Spróbujcie koniecznie tej techniki a z pewnością przekonacie się, że w ten sposób zrobicie dużo więcej w krótkim czasie. Oczywiście nie nadaje się ona do wszystkich zadań. Ale przykładowo, jeśli nie lubicie sprzątania możecie sobie zadać tylko jeden taki cykl i już uda wam się dużo zrobić a wyobrażenie, że to tylko 25 minut bardzo pomaga rozpocząć pracę.
Dążąc do osiągnięcia celów unikaj rozpraszaczy
Zasadnicza prawda na temat osiągania sukcesów sprawdza się do tego, że niczego nie osiągniemy bez działania. Jeśli będziemy o czymś tylko marzyć, planować, czytać o tym, to nic to nie da, bo musimy działać. Żeby z kolei działać efektywnie trzeba się nie rozpraszać. Główne czynniki rozpraszające to telefon, Internet, telewizja, rozmowy na żywo. Przyjmij zasadę, że najpierw wykonujesz obowiązki i w tym czasie starasz się zapewnić sobie spokój. Nie oglądaj telewizji nawet, gdy robisz coś mało wymagającego, bo praca trwa wtedy dłużej. Wyłącz komputer i wycisz telefon. Wielu z nas nie zdaje sobie sprawy jak wiele czasu w ciągu całego dnia spędzamy na sprawdzaniu telefonu, maili, powiadomień z komunikatorów. Warto rozważyć czy nie lepiej wyłączyć niektóre z tych funkcji. Są także specjalne aplikacje, które zliczają nam ile czasu dziennie spędzamy korzystając smartfona. Warto sobie zainstalować taką aplikację, chociażby na jakiś czas, bo pomaga to w zmianie złych nawyków.
Pamiętaj o wybieraniu najlepszego czasu na pracę
Eksperci już dawno dowiedli, że wysoką efektywność mamy przez okres około 6 godzin dziennie. To doskonale udowadnia, że na dłuższą metę nie warto pracować po 12 czy 14 godzin dziennie bo z pewnością będziemy zmęczeni a efekty będą niskie. Jeśli wiec wiemy, że najbardziej efektywni jesteśmy przez sześć do ośmiu godzin po wstaniu z łóżka to właśnie w tym czasie powinniśmy wykonywać zadania najważniejsze i najtrudniejsze. Niektórzy mają mały problem z określeniem, które zadania są najważniejsze. Okazuje się, że zwykle są to takie zadania, które popychają nas znacząco do przodu.
Bardzo ważne jest także by nie pracować w niedzielę i co jakiś czas udać się na choćby krótki urlop. Musimy umieć wyznaczyć sobie jasne granice, gdzie praca zajmuje jeden obszar a poza nim są także inne ważne aktywności. Warto przetestować jeden z najprostszych schematów, gdzie dobę dzielimy na trzy części po osiem godzin. Oznacza to że osiem godzin śpimy, tyle samo pracujemy a pozostałe osiem to nasz prywatny czas wolny. Ten ostatni przeznaczamy na obowiązki niezwiązane z pracą oraz na przyjemności, odpoczynek i hobby.